베트남 현지 IT기업 미팅 준비 회고록(a.k.a 콜드콜)

3줄 요약

- 해외에 아무 연고가 없다면 (맨땅에 헤딩인 경우?!) 공공기관부터 찾아보자!
- 평소 받아놓은 명함이 빛을 발한다. 컨퍼런스든 술자리든 명함은 꼭 받아두자!
- 메일을 보내는 것에 겁먹지 말자!

 
 

베트남 호찌민 현지 미팅 준비... 어디서부터 시작해야 하오... (ㅠ.ㅠ)

10월 15일 급하게 업무하나를 받았습니다. 회사에서 참여 중인 베트남 진출 프로그램 일 부 중 하나로 호찌민 현지 미팅 후 보고서 작성을 수행하는 업무였습니다. 처음에는 회사와 연계된 베트남 현지 기업이 있고, 그 회사 담당자들과 연락해서 미팅을 잡아야 하는 줄 알았는데... 회사와 연계된 회사가 일절 없고 직접 회사를 찾아 현지 미팅을 주선해야 하는 상황이더군요. (음... 역시 인생은 쉽지 않군요 ㅎ.ㅎ)
 
어디서부터 시작해야 하나 고민고민하다 한국처럼 기업 간 비즈니스 커넥션을 지원하는 상공회의소 같은 곳이 있지 않을까 해서 관련 공공기관이나 협회를 찾아보기 시작했습니다.  영문으로 구글링도 많이 해보고 GPT에도 물어보고 닥치는 대로 정보를 모은 끝에 적절한 기관 두 곳을 찾게 되었습니다.
 

• 베트남한인상공인연합회(KOCHAM) : 베트남 현지에서 사업 중인 기업 정보를 얻을 수 있음(대표 이메일, 상세 업종 등)
• 호찌민 IT지원센터(정보통신산업진흥원-NIPA) : 과학기술정보통신부 산하기관으로 현지 비즈니스컨설팅, 기업 간 네트워킹 등 지원

 

 
KOCHAM에서 디렉터리 검색 메뉴를 선택하면 상기 사진과 같이 원하는 업종, 지역 등의 필터를 걸어 제가 찾고자 하는 기업의 정보를 얻을 수 있었어요. 업체명을 클릭하면 기업의 대표명, 대표 이메일, 연락처, 사이트 등의 정보가 제공되는데 제가 타깃으로 하는 기업을 물색하기에 딱 알맞았습니다. 우선 해당 사이트에서 20개 정도 기업을 리스트업 했습니다.
(참고로 기업 사이트 선택하면 기업사이트로 이동되는데 모두 에러가 발생해서 확인해 보니 URL 정보가 기업정보 페이지 URL + www.xxx.com  이런 식으로 작성되어서 뒤 www.xxx.com  url 만 잘라내서 이동하니 정상작동 했습니다.)
 
 
호찌민 IT지원센터의 경우 베트남 기 진출기업과 네트워킹을 지원하고 현지화랲 프로그램 등을 지원하여 제가 찾는 기관이어서 우선적으로 문의 메일을 보낸 후 현지 직원과 통화해 현지 기업 네트워킹 요청을 완료했습니다. (현재 메일 회신을 기다리는 중입니다.)
 
 

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명함이 빛을 발할 때 : 맨땅에 헤딩이 필요할 때!

평소 회사업무든 모임이든 새로 사람을 만날 때 명함을 교환해 왔었는데, 실질적으로 명함을 통해 연락하는 경우는 거의 없었던 것 같습니다.
명함을 받으면 Remember에 등록하거나 연락처에 등록하고 대부분 잊어버렸던 기억이...
 
이번 베트남 현지 기업을 물색하면서 회사 대표님이 각종 컨퍼런스에서 받아놓으신 명함이 생각보다 강력한 수단이 되었습니다. 명함을 받은 기업에게는 명함을 교환했던 컨퍼런스를 메일 전반부에 얘기하고, 이후 미팅 제안을 메일 후반부에 작성해 메일을 보냈습니다. 이 경우 명함을 교환한 기업에 메일을 보냈을 때 70~80%는 미팅 수락 메일을 받았습니다. 
 
개인적인 의견으로 불특정 다수에게 오는 메일은 아무도 신경 쓰지 않지만, 한 번이라도 얼굴을 보고 이야기한 사람에게 오는 메일은 아무래도 신경을 써서 보게 되어 그런 결과가 나타난 거지 않을까 싶습니다. 앞으로 업무든 컨퍼런스든, 모임이든 받은 명함은 잘 보관해야 함을 배운 좋은 기회였습니다. 
 
 

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메일 보내기 무섭다....

 

 
메일 보낼 기업은 30개 정도 리스트업을 완료했으니, 이제 해당 기업에게 메일을 보내야 하는데... 초면에 어떻게 메일을 보내야 할지 막막했습니다. 대학교 때도 조별과제에서 처음으로 말 꺼내는 게 무서웠는데... 생판 모르는 사람에게 메일이라니... 흠...(무섭당)
 
무서운 건 무서운 거고 할 일은 해야 하니, 우선 전체적인 메일구조를 잡았습니다.
과거 직장생활에서 작성했던 메일 포맷을 참고하여 전체적인 구조를 작성한 후 세부 내용만 다듬는 식으로 가는 게 좋을 것 같았습니다.
또한, 메일 수신자가 베트남분인 경우도 있으니 영어로도 메일을 동일하게 작성했습니다.(GPT 짱짱맨)
 
하기 메일을 기준으로 각 기업에 맞게 조금씩 커스터마이징을 해서 메일을 송부했습니다. 일부 기업의 경우 이메일정보가 없고 사이트 내 비즈니스 관련 FORM을 제출하는 방식을 채택한 곳이 있었는데 이 경우 메일 내용 일부를 좀 더 요약정리해서 요청을 보냈습니다.
 

• 국문 버전 이메일

 

• 영문 버전 이메일

 
 
 

그래서 얼마나 미팅을 성사시켰나요..?    성사율 17.%!! 

약 30곳의 기업에 미팅 요청 메일을 보냈고, 추가로 링크드인 DM 전송 5건, 기업 비즈니스 요청 FORM 제출 5건을 수행했습니다.
10월 24일 기준 미팅이 성사된 곳은 총 7곳으로 미팅 성사율은 17.5%이네요. 처음치고 나쁘지 않은 성적이라 생각합니다. ㅎㅎ
메일을 보내고 나면 언제쯤 회신이 올까 싶어 (조금 과장하자면) 5초에 한 번씩은 새로고침하며 기다렸던 것 같네요. 베트남 호찌민과 시차는 대략 2시간 정도 나서 퇴근하고도 혹시 모를 기대감에 메일만 주야장천 확인하니 1주일이 금방 가더군요. ㅎㅎ
 
이번일을 해보면서 느낀 점을 간단히 정리해 보자면

• 생각보다 메일 보내는 게 어렵지 않다.
• 메일 포맷은 정리해 두면 메일 보내기가 훨씬 수월하다.
• 영문 이메일의 경우 GPT와 같은 툴을 사용하면 훨씬 작성하기 쉬워진다.
• 내가 제안한 메일 내용에 대한 피드백이 오면 정말 기쁘다.
• 메일을 쓰고 정리하고 보내고 피드백을 기다리는 과정이 취업준비를 하는 과정과 유사하다.

새로운 업무를 받아 처음엔 많이 당황했지만, 하루하루 조금씩 시도하고 길을 찾아 조금씩 나아가다 보면 목표에 다을 수 있음을 배운 좋은 기회였던 것 같습니다. 앞으로도 어떤 일을 함에 있어 좀 더 자신감 있게 헤쳐나갈 수 있는 용기를 얻게 된 것 같아 기분이 좋았습니다.
 
긴 글 읽어주셔서 감사합니다.